Stand: Mai 2024
Wir freuen uns, dass Sie sich für die AutenSys GmbH und ihre Produkte und Dienstleistungen interessieren. Mit den nachfolgenden Erläuterungen möchten wir, die AutenSys GmbH (nachfolgend: AUTENSYS) Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten als Interessent und die Rechte, die Ihnen in diesem Zusammenhang als von der Datenverarbeitung Betroffenem zustehen, informieren.
Datenschutzerklärung für Interessenten und Beratungskunden
1. Was sind personenbezogene Daten?
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Dabei kann es sich – nur beispielsweise – um Ihren Namen, Ihre Adresse und Ihre Telefonnummer handeln.
2. Was ist unter dem Begriff Datenverarbeitung zu verstehen?
Unter den Begriff der Datenverarbeitung fallen das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, der Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen sowie die Vernichtung. Die gesetzlichen Regelungen für die Verarbeitung personenbezogener Daten ergeben sich insbesondere aus der EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).
3. Wofür gelten diese Datenschutzbestimmungen?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten in unterschiedlichen Situationen. Sie können beispielsweise von einer Datenverarbeitung betroffen sein, wenn Sie in einem Vertragsverhältnis mit uns stehen, auf unserer Website „surfen“ oder eine unserer Apps nutzen. Diese Datenschutzerklärung gilt für die Datenverarbeitungen, die in Ihrer Eigenschaft als Interessent der AUTENSYS für ihre Produkte und Dienstleistungen vorgenommen werden. Nicht von diesen Datenschutzbestimmungen umfasst ist hingegen die Datenverarbeitung im Rahmen der Produkte und Dienstleistungen selbst, für die es eigene Datenschutzinformationen gibt.
4. Wer ist verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten?
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer Daten ist:
AutenSys GmbH, Karlstr. 52-54, 76133 Karlsruhe
Telefon: 0721 27669000
E-Mail: info@autensys.de
Bei Fragen, Anregungen oder Beschwerden können Sie uns unter diesen Kontaktdaten erreichen.
5. Welche Kategorien personenbezogener Daten werden verarbeitet?
Wir verarbeiten die personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen erhalten. Wenn Sie sich für unsere Produkte und Dienstleistungen interessieren, erheben wir zunächst Ihren Namen, Ihre Adresse und Ihre Kontaktdaten, damit wir Gespräche zur Beratung führen können. Im Zuge dieser Beratung erheben wir ggf. weitere Daten, unter anderem zur Beschaffenheit des Gebäudes, Daten zu Ihrer Haushaltsgröße, zu Ihrem voraussichtlichen Energiebedarf und sonstige Daten, die Sie uns gegenüber bekanntgeben. Daneben verarbeiten wir auch Daten, die wir aus anderen Quellen zulässigerweise erhalten haben.
6. Für welche Zwecke werden Ihre Daten verarbeitet und auf welcher Rechtsgrundlage beruht die Verarbeitung?
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zu mehreren, nachfolgend dargestellten Zwecken.
6.1. Mögliche Begründung eines Vertragsverhältnisses
Wir verarbeiten Ihre Daten zu Zwecken der möglichen Begründung eines Vertragsverhältnisses. Kommt ein Vertrag zustande, verarbeiten wir Ihre Daten zudem für die Erfüllung und Durchführung des Beratungsvertrags. Die konkreten Zwecke der Datenverarbeitung richten sich nach dem jeweiligen Vertragsinhalt. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungen ist Art. 6 Abs.1 b DSGVO.
6.2. Einwilligungen
Eine Datenverarbeitung erfolgt zudem dann, wenn und soweit Sie in eine Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 a DSGVO eingewilligt haben. Die Zwecke, zu denen eine Datenverarbeitung im Rahmen dessen erfolgt, ergeben sich aus der jeweiligen Einwilligung.
6.3. Verarbeitung Ihrer Daten aufgrund berechtigten Interesses
Neben der Verarbeitung Ihrer Daten zu Zwecken der Vertragserfüllung verarbeiten wir – sofern Ihre schutzwürdigen Interessen nicht überwiegen – Ihre Daten auch aufgrund unseres berechtigten Interesses oder des Interesses eines Dritten (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO).
6.3.1. Direktmarketing
Wir verarbeiten Ihre Daten zu Zwecken des Direktmarketings, um Sie zu kontaktieren, wenn und soweit uns dies auf Basis einer gesetzlichen Grundlage oder einer von Ihnen erteilten Einwilligung erlaubt ist. Sollten Sie eine Verarbeitung zu Zwecken des Direktmarketings nicht wünschen, können Sie hiergegen jederzeit Widerspruch einlegen. Näheres finden Sie unter Punkt 11.
6.3.2. Markt- oder Meinungsforschung
Neben der Verarbeitung Ihrer Daten zu Zwecken des Direktmarketings verwenden wir Ihre Daten auch zu Zwecken der Markt- oder Meinungsforschung, um herauszufinden, welche Interessen und Nachfragen im Hinblick auf künftige Produkte und Dienstleistungen bestehen.
6.3.3. Verbesserung unseres Services und Qualitätskontrolle
Ihre Daten werden von uns auch dazu verwendet, unsere Services zu verbessern und effizienter zu gestalten. So können wir Ihnen künftig bessere Dienstleistungen anbieten. Auch die Qualität unserer Leistungen messen wir mit Hilfe Ihrer Daten.
6.3.4. Rechtliche Ansprüche und Streitigkeiten
Sofern es notwendig wird, verarbeiten wir Ihre Daten auch zur Geltendmachung unserer rechtlichen Ansprüche sowie zu unserer Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten. Wir verarbeiten Ihre Daten zu den oben genannten Zwecken nur in pseudonymisierter Form, sofern im Einzelfall möglich. Dies bedeutet, dass Sie im Rahmen der jeweiligen Verarbeitung durch uns nicht mehr direkt identifiziert werden können.
7. An welche Kategorien von Empfängern werden Ihre Daten übermittelt?
Wir behandeln Ihre Daten vertraulich. Innerhalb der AUTENSYS erhalten nur die Abteilungen und Mitarbeiter Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der oben genannten Zwecke benötigen.
Eine Übermittlung an Dritte erfolgt nur dann, wenn dies für die vorgenannten Zwecke erforderlich und gesetzlich erlaubt ist oder Sie zuvor eingewilligt haben.
Eine Übermittlung erfolgt bei Bestehen einer rechtlichen Verpflichtung an öffentliche Stellen, beispielsweise Strafverfolgungsbehörden, Finanzbehörden und Kommunen. Außerdem erfolgt eine Übermittlung an gesetzliche Betreuer und Personen, für die eine Vollmacht besteht. Darüber hinaus arbeiten wir mit Dienstleistern zusammen, die uns unterstützen. An unsere Dienstleister und Kooperationspartner übermitteln wir Ihre personenbezogenen Daten nur dann, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage gegeben ist. Es handelt sich dabei um Dienstleister der folgenden Bereiche:
· IT-Dienstleister
· Marketingdienstleister
· Werbeagenturen
· Logistik- und Postdienstleister
· Druckdienstleister
· Beratung und Consulting
· Markt- und Meinungsforschung
· Behörden
· Ausgewählte Fachbetriebe, Installateure, Handwerker
· Analyse-Spezialisten
· Akten- und Datenträgerentsorgung
· Energieberater und Energieberatungsunternehmen
Die AUTENSYS ist Teil des EnBW-Konzerns und wirkt arbeitsteilig mit anderen Konzerngesellschaften zusammen. Eine Übermittlung personenbezogener Daten an andere Konzerngesellschaften erfolgt dann, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage besteht.
8. Werden die Daten auch an Empfänger in Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraumes übermittelt? Wie wird ein angemessenes Datenschutzniveau sichergestellt?
Wir übermitteln Ihre Daten auch an Dienstleister und Datenempfänger, die sich in Drittländern außerhalb der EU bzw. des EWR befinden. Die Einhaltung eines angemessenen Datenschutzniveaus wird auf Grundlage von Angemessenheitsbeschlüssen nach Art. 45 DSGVO bzw. durch andere geeignete Garantien nach Art. 46 ff. DSGVO sichergestellt. Bitte beachten Sie, dass im Falle einer Datenübermittlung in Drittländer dennoch das grundsätzliche Risiko bestehen kann, dass kein dem europäischen Recht entsprechendes angemessenes Datenschutzniveau vorliegt und Betroffenenrechte ggf. nicht vollumfänglich durchgesetzt werden können. Im Falle von Datenübermittlungen auf Grundlage von Art. 46 ff. DSGVO können Sie bei uns eine Kopie der einschlägigen Garantien über die oben genannten Kontaktdaten anfragen. Weitere Informationen zum internationalen Datentransfer finden Sie auch auf den Seiten der EU-Kommission.
Insbesondere für Datenübermittlungen im Wege von Administrationszugriffen ist ein Zugriff aus Drittländern möglich, da oftmals die Betriebsfähigkeit der Systeme nach dem Follow-the-Sun Prinzip sichergestellt wird. Ein Datenzugriff erfolgt in diesen Fällen ebenfalls nur, wenn die Einhaltung eines angemessenen Datenschutzniveaus sichergestellt ist.
9. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
9.1 Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die zuvor genannten Zwecke und/oder für gesetzliche Aufbewahrungsfristen erforderlich ist und bis alle gegenseitigen Ansprüche erfüllt sind. Hat sich der, der Erhebung zu Grund liegende Zweck erfüllt, so werden die Daten regelmäßig gelöscht, es sei denn, ihre befristete Weiterverarbeitung ist erforderlich. Das bedeutet, dass wir – sofern keine Aufbewahrungspflichten bestehen – Ihre Daten in der Regel noch für einen Zeitraum von drei (3) Jahren nach Beendigung unseres Vertragsverhältnisses speichern, es sei denn, Sie haben uns eine Einwilligung erteilt, die eine längere Speicherung rechtfertigt.
9.2 Gesetzliche Aufbewahrungspflichten von bis zu 10 Jahren ergeben sich z.B. aus dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung und dem Geldwäschegesetz.
9.3 In gewissen Fällen können auch Verjährungsfristen von bis zu 30 Jahren bestehen, die es erforderlich machen, Ihre Daten zur Erhaltung von Beweismitteln aufzubewahren.
10. Welche Rechte haben Sie in Bezug auf Ihre Daten?
In Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben Sie gemäß Art. 15 DSGVO das Recht, Auskunft über die durch uns zu Ihrer Person verarbeiteten Daten zu verlangen. Des Weiteren stehen Ihnen die Rechte zu, Daten gemäß Art. 16 DSGVO berichtigen oder gemäß Art. 17 DSGVO löschen zu lassen sowie die Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO einzuschränken. Des Weiteren haben Sie gemäß Art. 20 DSGVO das Recht, die Herausgabe der durch Sie bereitgestellten personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu verlangen. Hinsichtlich des Auskunftsrechts gelten die Einschränkungen des § 34 BDSG und bezüglich des Löschungsrechts die Ausnahmen des § 35 BDSG.
WIDERSPRUCHSRECHT nach ART. 21 DSGVO
Sofern wir Ihre Daten aufgrund berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO) oder zur Wahrnehmung einer öffentlichen Aufgabe (Art. 6 Abs. 1 e DSGVO) verarbeiten und wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe gegen diese Verarbeitung ergeben, haben Sie gemäß Art. 21 Abs. 1 DSGVO das Recht auf Widerspruch gegen diese Verarbeitung. Im Falle eines Widerspruchs verarbeiten wir Ihre Daten nicht mehr zu diesen Zwecken, es sei denn wir können zwingend schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Ein Recht auf Widerspruch steht Ihnen im Übrigen gemäß Art. 21 Abs. 2 DSGVO gegen jede Art der Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung zu.
Ihren Widerspruch können Sie jederzeit formfrei an uns richten. Zur bestmöglichen Bearbeitung bitten wir Sie, die folgenden Kontaktdaten zu nutzen:
Telefon: 0721 27669000
E-Mail: info@autensys.de
11. Können Sie erteilte Einwilligungen widerrufen?
Sofern wir Ihre Daten auf Basis einer von Ihnen erteilten Einwilligung verarbeiten, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Ihre Daten werden dann nicht mehr zu den von der Einwilligung umfassten Zwecken verarbeitet. Bitte beachten Sie, dass die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung, welche vor dem Widerruf erfolgt ist, durch den Widerruf nicht berührt wird. Ihren Widerruf können Sie an die oben genannten Kontaktdaten richten.
12. Haben Sie ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde?
Sofern Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns gegen geltendes Recht verstößt, können Sie sich mit einer Beschwerde jederzeit an eine Datenschutzaufsichtsbehörde wenden.
13. Sind Sie verpflichtet, personenbezogene Daten bereitzustellen oder ist die Bereitstellung für den Vertragsabschluss erforderlich?
Im Vorfeld zu einem möglichen Vertragsabschluss erheben wir Daten, die erforderlich sind, um die Realisierbarkeit des Produkts oder der Dienstleistung unter den bei Ihnen vorliegenden Bedingungen zu prüfen. Wenn Sie die hierzu notwendigen Daten nicht bereitstellen, können wir Ihnen keinen Vertrag anbieten.
14. Wird anhand Ihrer Daten eine automatisierte Entscheidungsfindung durchgeführt? Wenn ja, wie erfolgt dies und mit welchen Auswirkungen für Sie?
Nein, eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall findet nicht statt.
15. Können sich die Datenschutzbestimmungen auch ändern? Wo finde ich den jeweils aktuellen Stand?
Da unsere Datenverarbeitung Änderungen unterliegt, werden wir auch unsere Datenschutzinformationen von Zeit zu Zeit anpassen. Sollten sich Änderungen der Verarbeitungszwecke ergeben, werden wir Sie direkt darüber informieren. Im Übrigen veröffentlichen wir Änderungen unserer Datenschutzinformationen unter www.autensys.de/datenschutz. Dort finden Sie jeweils die aktuelle Version. Sie können sich darüber hinaus auch gerne an uns wenden, wenn Sie ein ausgedrucktes Exemplar unserer Datenschutzinformationen per Post wünschen.